Jak zorganizować wyjazd grupowy do Skandynawii? Poradnik dla organizatora

Planujesz wyjazd do Skandynawii dla swojej grupy, ale nie wiesz, od czego zacząć? Wyjazd dla firmy, szkoły, parafii, klubu, stowarzyszenia, grupy seniorów czy znajomych nie musi być gotową wycieczką z katalogu. Możesz stworzyć program dopasowany do uczestników, ich zainteresowań, możliwości oraz budżetu.

Norwegia, Szwecja i Dania oferują ogromne możliwości. Można zaplanować zarówno krótki city break w Kopenhadze lub Malmö, jak i kilkudniową podróż przez norweskie fiordy, wyjazd edukacyjny, pielgrzymkę czy wyjazd integracyjny.

W tym poradniku podpowiadamy, jak krok po kroku przygotować wyjazd grupowy do Skandynawii i na co warto zwrócić uwagę przed rozpoczęciem organizacji.

7

Krok 1. Zastanów się, jaki ma być cel wyjazdu

Pierwsze pytanie, jakie powinien zadać sobie organizator, brzmi:

Po co jedziemy?

Od odpowiedzi zależy właściwie cały późniejszy program.

Inaczej przygotowuje się:

• wyjazd integracyjny dla firmy,
• wycieczkę szkolną,
• wyjazd dla seniorów,
• pielgrzymkę do Norwegii,
• wyjazd turystyczny dla grupy znajomych,
• wyprawę fotograficzną lub przyrodniczą,
• wyjazd tematyczny związany z historią, kulturą lub kuchnią Skandynawii.

Jeżeli celem jest przede wszystkim poznanie Norwegii, warto przeznaczyć więcej czasu na krajobrazy, fiordy i przyrodę. Jeżeli grupa interesuje się kulturą i historią, program można oprzeć na muzeach, zabytkach i najważniejszych miastach.

Najważniejsza zasada: najpierw określ potrzeby grupy, a dopiero później wybieraj trasę.

Krok 2. Wybierz kierunek – Norwegia, Szwecja czy Dania?

Skandynawia daje organizatorowi bardzo duże możliwości.

Norwegia – fiordy, góry i niezwykłe krajobrazy

Norwegia jest szczególnie dobrym kierunkiem dla grup, które chcą zobaczyć spektakularną przyrodę.

Program może obejmować między innymi:

Oslo, Lillehammer, Drogę Trolli, Geirangerfjord, Flåm, Nærøyfjord, Bergen czy Trondheim.

Można również przygotować wyjazd poświęcony Drodze św. Olafa i pielgrzymkę z Oslo do Trondheim.

Szwecja – miasta, kultura i skandynawski styl życia

Szwecja może być dobrym wyborem zarówno na krótki wyjazd, jak i dłuższą podróż.

W zależności od programu można zaplanować Malmö, Lund, Göteborg czy Sztokholm, a także atrakcje związane z historią, kulturą i przyrodą.

Dania – Kopenhaga i duńska kultura

Dania świetnie sprawdza się podczas krótszych wyjazdów.

Kopenhaga, ale również Helsingør, Roskilde czy Odense, mogą stać się podstawą programu dla grup szkolnych, firmowych, senioralnych czy turystycznych.

Możliwe jest również połączenie kilku krajów podczas jednej podróży.

Krok 3. Skąd czerpać pomysły na wyjazd?

Nie każdy organizator ma od razu pomysł na kompletny program. I nie musi go mieć.

Inspiracje na wyjazd do Skandynawii można znaleźć na naszej stronie internetowej, w zakładce „Inspiracje dla grup”.

To miejsce stworzone właśnie z myślą o osobach, które organizują wyjazd dla swojej grupy i szukają pomysłu na kierunek, trasę lub temat podróży.

Można potraktować przedstawione tam propozycje jako gotowy pomysł albo punkt wyjścia do stworzenia własnego programu.

Nie trzeba kopiować gotowej trasy. Można ją zmienić, skrócić, wydłużyć albo połączyć kilka inspiracji w jeden wyjazd.

Krok 4. Określ liczbę uczestników

Liczebność grupy ma duże znaczenie dla organizacji wyjazdu.

Warto już na początku określić, czy grupa będzie liczyła:

• kilkanaście osób,
• około 20–30 osób,
• 40–50 osób,
• czy będzie to większa grupa wymagająca kilku autokarów.

Liczba uczestników wpływa między innymi na koszt transportu, ceny noclegów, przepraw promowych, wyżywienia, biletów oraz atrakcji dodatkowych.

Dlatego im wcześniej organizator poda przewidywaną liczbę uczestników, tym łatwiej przygotować realną kalkulację.

Krok 5. Zastanów się nad budżetem

Jednym z najważniejszych elementów organizacji wyjazdu jest określenie budżetu przypadającego na jednego uczestnika.

Nie zawsze warto zaczynać od pytania: „Ile kosztuje wycieczka do Norwegii?”.

Lepiej określić:

Ile grupa może przeznaczyć na cały wyjazd?

Dopiero wtedy można zdecydować, jaki standard hoteli wybrać, ile atrakcji zawrzeć w programie, jaki rodzaj transportu będzie najbardziej odpowiedni oraz czy wyjazd powinien trwać trzy, pięć czy siedem dni.

Przy wyjazdach do Skandynawii trzeba pamiętać, że na końcową cenę wpływają między innymi transport, promy, hotele, wyżywienie, bilety wstępu oraz kursy walut.

Krok 6. Wybierz sposób podróżowania

Organizator może mieć do dyspozycji różne rozwiązania.

Najczęściej wykorzystywany jest autokar, który daje dużą swobodę podczas objazdowej wycieczki.

W przypadku Skandynawii ważnym elementem może być również przeprawa promowa. Sam rejs może stać się częścią atrakcji i ciekawym urozmaiceniem podróży.

Przy niektórych programach można również wykorzystać statek wycieczkowy, traktując rejs jako sposób dotarcia do kolejnych miejsc, a jednocześnie jako atrakcję samą w sobie.

Krok 7. Nie przeładowuj programu

To jeden z najczęstszych problemów podczas planowania wycieczek.

Organizator chce pokazać uczestnikom jak najwięcej, dlatego do programu trafia coraz więcej punktów.

W efekcie grupa spędza większość dnia w autokarze i zaczyna traktować zwiedzanie jak wyścig z czasem.

Dobry program powinien pozostawiać również czas na odpoczynek, posiłek, zdjęcia i spokojne poznawanie odwiedzanych miejsc.

Ma to szczególne znaczenie podczas wyjazdów do Norwegii, gdzie sama podróż przez góry i wzdłuż fiordów jest częścią doświadczenia.

Krok 8. Dopasuj program do uczestników

Program wycieczki powinien uwzględniać nie tylko zainteresowania, ale również możliwości fizyczne uczestników.

Grupa szkolna

Więcej elementów edukacyjnych, muzeów, historii, geografii i przyrody.

Grupa seniorów

Spokojniejsze tempo, komfortowe hotele, odpowiednio zaplanowane postoje i ograniczenie nadmiernej liczby długich spacerów.

Grupa firmowa

Więcej czasu na integrację, wspólne kolacje i atrakcje pozwalające uczestnikom spędzić czas razem.

Grupa pielgrzymkowa

Program podporządkowany miejscom kultu, nabożeństwom i charakterowi pielgrzymki, z możliwością połączenia elementów religijnych ze zwiedzaniem.

Grupa tematyczna

Program skoncentrowany na konkretnym zainteresowaniu – fotografii, kuchni, historii, architekturze, przyrodzie czy sporcie.

Krok 9. Zdecyduj, co powinno znaleźć się w cenie

Przed rozpoczęciem sprzedaży miejsc warto dokładnie określić, co uczestnik otrzymuje w ramach ceny wyjazdu.

Może to być:

• transport autokarem,
• przeprawy promowe,
• zakwaterowanie,
• śniadania lub pełne wyżywienie,
• opieka pilota,
• lokalni przewodnicy,
• bilety wstępu,
• rejsy,
• dodatkowe atrakcje,
• ubezpieczenie.

Dobrze przygotowana oferta powinna jasno wskazywać zarówno świadczenia zawarte w cenie, jak i ewentualne koszty dodatkowe.

Krok 10. Poproś o przygotowanie indywidualnej oferty

Jeżeli masz już podstawowe informacje, nie musisz samodzielnie organizować wszystkich elementów podróży.

Możesz przekazać organizatorowi wyjazdów takie informacje jak:

termin + liczba osób + kierunek + liczba dni + charakter grupy + oczekiwany standard + orientacyjny budżet.

Na tej podstawie można przygotować indywidualny program wycieczki grupowej do Skandynawii.

W Fregacie możemy pomóc w zaplanowaniu poszczególnych elementów podróży – od transportu i przepraw promowych, przez hotele i wyżywienie, po program zwiedzania, przewodników i dodatkowe atrakcje.

Wyjazd na zamówienie czy gotowa wycieczka?

Gotowa wycieczka jest wygodnym rozwiązaniem, ale nie zawsze odpowiada potrzebom konkretnej grupy.

Wyjazd przygotowany na zamówienie daje większą swobodę.

Można samodzielnie zdecydować:

• dokąd jedziemy,
• kiedy jedziemy,
• ile dni trwa podróż,
• co chcemy zobaczyć,
• jaki standard wybieramy,
• ile czasu przeznaczamy na zwiedzanie,
• jaki budżet jest akceptowalny dla uczestników.

Dlatego wycieczki grupowe do Skandynawii na zamówienie są rozwiązaniem szczególnie interesującym dla organizatorów, którzy chcą stworzyć program odpowiadający konkretnej grupie.

Od pomysłu do gotowego wyjazdu

Organizacja wyjazdu grupowego do Skandynawii nie musi zaczynać się od gotowego programu.

Wystarczy pomysł.

Może to być:

„Chcemy zobaczyć norweskie fiordy”,

„Chcemy pojechać do Kopenhagi”,

„Chcemy zorganizować pielgrzymkę do Trondheim”,

„Chcemy przygotować wyjazd integracyjny dla pracowników”

albo po prostu:

„Chcemy zabrać naszą grupę do Skandynawii”.

Od tego można zacząć.

Inspiracji szukaj na stronie Fregaty w zakładce „Inspiracje dla grup”, wybierz kierunek, który najbardziej odpowiada Twojej grupie, a następnie skontaktuj się z nami. Wspólnie można przekształcić inspirację w konkretny program wyjazdu.

Fregata – Skandynawia to nasza specjalność

Od lat zajmujemy się organizacją wyjazdów do Norwegii, Szwecji i Danii. Znamy specyfikę podróżowania po Skandynawii, przepraw promowych, hoteli, tras oraz organizacji zwiedzania.

Dlatego jeśli jesteś organizatorem grupy, nauczycielem, pracownikiem firmy, przedstawicielem parafii, stowarzyszenia, klubu lub po prostu osobą odpowiedzialną za wspólny wyjazd, możesz zacząć od pomysłu.

Resztę pomożemy zaplanować.